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Los CVs, la transparencia y la AEPD

Si tiene usted un negocio y ha leído esta noticia de Xataka, lo más probable es que se debata entre la sorpresa y la indignación. Sorpresa, porque ni se le habría pasado por la cabeza que le pudiesen multar con 2.000€ por no responder a una persona que le envíe su CV por WhatsApp; e indignación, porque parece abrirse una nueva vía para multar a las empresas, con la que está cayendo. ¿Cómo evitar una sanción de estas características? Vamos a tratar de aclararlo.

De entrada, y para su tranquilidad, la noticia no es del todo precisa. Es cierto que la Agencia Española de Protección de Datos ha multado a un autónomo que nunca contestó a un aspirante de empleo que le envió su currículum, pero la multa no tiene que ver con esa falta de respuesta, sino con el incumplimiento de una de las exigencias más básicas de la normativa de privacidad: el deber de información.

Si acudimos al Reglamento General de Protección de Datos, veremos que la primera obligación fijada por esta norma es tratar los datos «de manera lícita, leal y transparente». Esa necesaria transparencia consiste en facilitar información sobre quién, cómo y para qué se tratan los datos personales; lo que debe concretarse, según la propia norma, «de forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso», con un «lenguaje claro y sencillo».

Como decíamos, la multa que nos ocupa tiene que ver, precisamente, con el incumplimiento de este deber. Así lo recoge la resolución, en sus hechos probados, cuando afirma que «no se ha informado al reclamado (sic) sobre el tratamiento de sus datos personales ni de la posibilidad de ejercitar sus derechos». Ahora bien, existen muchas formas de satisfacer esta obligación sin necesidad de responder manualmente a todos los CVs que se reciban. Veámoslo:

  • La forma más común es incluir la información en la propia oferta de empleo o el formulario de recepción de CVs, mediante un párrafo específico que recoja la información mínima exigida por la normativa, y una referencia a la política de privacidad de la empresa. Es lo que llamamos «transparencia por capas«, y es el método que utilizamos en nuestra propia web;
  • Otra alternativa es emitir una respuesta automática cuando se reciba una candidatura, que además de agradecer el envío del CV, incluya esta importante información. Es algo relativamente sencillo de configurar en cualquier cuenta de correo electrónico, e incluso se puede implementar en WhatsApp y otras plataformas, mediante chatbots;
  • También se pueden utilizar los servicios de sitios web y empresas de selección externas, que den respuesta a esta obligación en nuestro nombre.

Con cualquiera de estas tres opciones se podría haber evitado la multa impuesta por la AEPD, incluso por un coste mínimo. De hecho, la propia Agencia ha publicado un ejemplo del texto informativo que se podría facilitar a los aspirantes a un puesto de trabajo:

«En [EMPRESA] tratamos la información que nos facilita con el fin de mantenerle informado de las distintas vacantes a un puesto de trabajo que se produzcan en nuestra organización. Los datos proporcionados se conservarán hasta la adjudicación de un puesto de trabajo o hasta que Ud. ejerza su derecho de supresión. Los datos no se cederán a terceros. Usted tiene derecho a obtener información sobre si en [EMPRESA] estamos tratando sus datos personales, por lo que puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión y portabilidad de datos y oposición y limitación a su tratamiento ante [EMPRESA], [DIRECCIÓN] o en la dirección de correo electrónico [EMAIL], adjuntando copia de su DNI o documento equivalente. Asimismo, y especialmente si considera que no ha obtenido satisfacción plena en el ejercicio de sus derechos, podrá presentar una reclamación ante la autoridad nacional de control dirigiéndose a estos efectos a la Agencia Española de Protección de Datos, C/ Jorge Juan, 6 – 28001 Madrid.»

Evidentemente, con este sencillo procedimiento no se logra un pleno cumplimiento de la normativa de protección de datos, que exige que se definan otros muchos elementos (como las bases de legitimación o los períodos de conservación), que se gestionen adecuadamente los derechos de los afectados, que se implementen unas medidas de seguridad adecuadas… pero, sin duda, es un primer paso para evitar sanciones como la que hoy nos ocupa.

Si les interesa profundizar en el tema, les recomiendo la guía «La protección de datos en las relaciones laborales» publicada por la propia Agencia. Y por si les quedaba alguna duda, ninguna norma obliga a las empresas a responder a quien les envía su CV… más allá de la buena educación.

¿Te ha resultado interesante?
Estamos especializados en adecuar la operativa de las empresas al nuevo Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea.

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